Chính Sách HIPAA

Ngày Có Hiệu Lực: 30 Tháng 9, 2025

U Smile Dental (Bác sĩ Jaebeom Lee, DDS) cam kết bảo vệ thông tin sức khỏe của bạn theo Đạo Luật Trách Nhiệm Và Khả Năng Di Động Bảo Hiểm Y Tế (HIPAA). Chính sách này giải thích cách chúng tôi xử lý Thông Tin Sức Khỏe Được Bảo Vệ (PHI) được thu thập thông qua trang web và phòng khám của chúng tôi, cũng như quyền của bạn đối với thông tin sức khỏe của mình.

Thu Thập Và Sử Dụng Thông Tin

• Thông Tin Liên Hệ Cá Nhân: Nếu bạn liên hệ với chúng tôi qua biểu mẫu trên trang web hoặc email, chúng tôi có thể thu thập các định danh cá nhân như tên, địa chỉ email, số điện thoại và bất kỳ chi tiết nào bạn tự nguyện cung cấp. Chúng tôi chỉ sử dụng thông tin này để phản hồi yêu cầu của bạn, lên lịch hẹn hoặc theo dõi yêu cầu của bạn. Biểu mẫu liên hệ trên trang web của chúng tôi được thiết kế không lưu trữ dữ liệu gửi trên máy chủ web – tin nhắn được gửi trực tiếp đến văn phòng của chúng tôi (qua email bảo mật) và không được lưu trong cơ sở dữ liệu của trang web, giúp giảm nguy cơ truy cập trái phép hoặc lưu trữ dữ liệu của bạn.

• Thông Tin Sức Khỏe Được Bảo Vệ (PHI): PHI bao gồm bất kỳ thông tin sức khỏe nào có thể xác định bạn (ví dụ: hồ sơ y tế, hồ sơ nha khoa, thông tin bảo hiểm). Chúng tôi không yêu cầu thông tin chi tiết về sức khỏe hoặc điều trị thông qua biểu mẫu liên hệ chung, và chúng tôi khuyên bạn không nên gửi thông tin y tế nhạy cảm trong các tin nhắn trực tuyến. Nếu bạn chọn cung cấp thông tin sức khỏe (ví dụ: khi mô tả vấn đề nha khoa), chúng tôi sẽ coi đó là PHI và bảo vệ tương ứng. Không có PHI nào được lưu trữ trên trang web trừ khi được gửi qua kênh bảo mật tuân thủ HIPAA. Bất kỳ PHI nào bạn cung cấp sẽ được mã hóa khi truyền qua HTTPS (TLS 1.2 trở lên) và được chuyển trực tiếp đến hệ thống nội bộ của chúng tôi.

• Dữ Liệu Kỹ Thuật (Không PHI): Trang web của chúng tôi có thể tự động thu thập thông tin kỹ thuật cơ bản như địa chỉ IP, loại trình duyệt và các trang đã truy cập (thông qua cookie phân tích – xem Chính Sách Cookie bên dưới). Dữ liệu này giúp chúng tôi cải thiện chức năng và trải nghiệm người dùng của trang web. Các công cụ phân tích này không thu thập hoặc lưu trữ PHI và không thể xác định danh tính của bạn theo tên.

Cách Chúng Tôi Sử Dụng Và Tiết Lộ PHI

Nếu bạn trở thành bệnh nhân hoặc cung cấp cho chúng tôi PHI, chúng tôi sẽ sử dụng và tiết lộ thông tin sức khỏe của bạn chỉ khi được HIPAA và pháp luật hiện hành cho phép:

• Điều Trị – để cung cấp và phối hợp chăm sóc nha khoa cho bạn. Ví dụ, thông tin bạn chia sẻ về sức khỏe răng miệng có thể được Bác sĩ Lee và đội ngũ nhân viên sử dụng để chẩn đoán vấn đề và lập kế hoạch điều trị.

• Thanh Toán – để lập hóa đơn và nhận thanh toán cho các dịch vụ. Chúng tôi có thể sử dụng PHI để xử lý yêu cầu bảo hiểm hoặc liên hệ với công ty bảo hiểm của bạn về một thủ thuật.

• Hoạt Động Chăm Sóc Sức Khỏe – cho các mục đích nội bộ như cải thiện chất lượng, đào tạo nhân viên, dịch vụ khách hàng hoặc các hoạt động hành chính nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc.

• Cuộc Hẹn Và Dịch Vụ – để nhắc bạn về các cuộc hẹn hoặc cung cấp thông tin về các lựa chọn điều trị khác hoặc lợi ích liên quan đến sức khỏe.

• Theo Yêu Cầu Hoặc Cho Phép Của Pháp Luật – Chúng tôi sẽ tiết lộ PHI khi pháp luật tiểu bang hoặc liên bang yêu cầu (ví dụ, báo cáo một số phát hiện cho cơ quan y tế công cộng hoặc phản hồi theo lệnh của tòa án hợp lệ).

Chúng tôi sẽ KHÔNG sử dụng hoặc chia sẻ PHI của bạn cho mục đích tiếp thị nếu không có sự cho phép bằng văn bản rõ ràng của bạn. Chúng tôi không bán PHI của bạn. Bất kỳ việc sử dụng nào vượt quá các mục đích được liệt kê ở trên (ví dụ: chia sẻ lời chứng thực của bạn với sự đồng ý của bạn) sẽ chỉ được thực hiện khi có sự đồng ý của bạn hoặc theo quy định của pháp luật.

Dịch Vụ Bên Thứ Ba Và Đối Tác Kinh Doanh

U Smile Dental có thể sử dụng các dịch vụ bên thứ ba đáng tin cậy để hỗ trợ hoạt động của phòng khám (ví dụ: hệ thống hồ sơ sức khỏe điện tử, đặt lịch hẹn trực tuyến, dịch vụ phòng thí nghiệm nha khoa). Bất kỳ dịch vụ bên thứ ba nào xử lý PHI đều được đánh giá để đảm bảo tuân thủ HIPAA và chúng tôi có Thỏa Thuận Đối Tác Kinh Doanh (BAA) với họ, theo yêu cầu của HIPAA. Điều này có nghĩa là họ phải bảo vệ thông tin của bạn giống như chúng tôi. Ví dụ về các bên thứ ba như phần mềm quản lý phòng khám hoặc dịch vụ nhắn tin bảo mật – tất cả dữ liệu được truyền đến các nhà cung cấp này đều được bảo vệ bằng mã hóa và lưu trữ với các biện pháp bảo mật tuân thủ HIPAA. Chúng tôi không truyền PHI thông qua bất kỳ phần mềm hoặc tích hợp nào không tuân thủ HIPAA.

(Hiện tại, trang web của chúng tôi không có các tính năng như cổng thông tin bệnh nhân hoặc trò chuyện trực tiếp. Nếu chúng tôi triển khai bất kỳ công cụ trực tuyến nào thu thập thông tin sức khỏe, chúng sẽ đáp ứng các tiêu chuẩn HIPAA về mã hóa và quyền riêng tư.)

Quyền Riêng Tư HIPAA Của Bạn

Bạn có các quyền sau liên quan đến thông tin sức khỏe của mình, theo quy định của luật liên bang:

• Quyền Truy Cập Và Bản Sao: Bạn có quyền xem và nhận bản sao hồ sơ sức khỏe mà chúng tôi lưu giữ. Điều này bao gồm quyền nhận bản sao điện tử nếu có.

• Quyền Yêu Cầu Sửa Đổi: Nếu bạn tin rằng thông tin trong hồ sơ là không chính xác hoặc không đầy đủ, bạn có thể yêu cầu chỉnh sửa. Nếu chúng tôi từ chối yêu cầu, chúng tôi sẽ cung cấp lời giải thích.

• Quyền Yêu Cầu Bản Kê Khai Tiết Lộ: Bạn có thể yêu cầu danh sách một số tiết lộ PHI mà chúng tôi đã thực hiện cho các mục đích ngoài điều trị, thanh toán, hoạt động chăm sóc sức khỏe và một vài trường hợp ngoại lệ.

• Quyền Yêu Cầu Hạn Chế: Bạn có thể yêu cầu bằng văn bản để hạn chế cách chúng tôi sử dụng hoặc tiết lộ PHI của bạn cho mục đích điều trị, thanh toán hoặc hoạt động. Mặc dù chúng tôi sẽ xem xét mọi yêu cầu, lưu ý rằng chúng tôi không bắt buộc phải đồng ý với mọi hạn chế được yêu cầu.

• Quyền Yêu Cầu Liên Lạc Bí Mật: Bạn có thể yêu cầu chúng tôi liên hệ theo một cách nhất định hoặc tại một địa điểm cụ thể (ví dụ: chỉ gọi vào di động của bạn, hoặc gửi thư đến một địa chỉ chỉ định). Chúng tôi sẽ đáp ứng các yêu cầu hợp lý.

• Quyền Nhận Một Bản Sao Của Chính Sách Này: Bạn có thể yêu cầu một bản giấy của Chính Sách Quyền Riêng Tư HIPAA (Thông Báo Về Thực Hành Quyền Riêng Tư) vào bất kỳ lúc nào, ngay cả khi bạn đã đồng ý nhận bản điện tử.

Để thực hiện bất kỳ quyền nào ở trên, vui lòng liên hệ với Nhân Viên Phụ Trách Quyền Riêng Tư của chúng tôi (thông tin liên hệ bên dưới). Để bảo vệ bạn, chúng tôi sẽ cần xác minh danh tính trước khi thực hiện một số yêu cầu nhất định (chẳng hạn như yêu cầu truy cập hoặc xóa).

Biện Pháp Bảo Vệ Và An Ninh Dữ Liệu

U Smile Dental áp dụng các biện pháp hành chính, kỹ thuật và vật lý để bảo vệ thông tin của bạn:

• Mã Hóa: Trang web của chúng tôi sử dụng mã hóa SSL/TLS (HTTPS) để bảo mật mọi dữ liệu được gửi trực tuyến. Bất kỳ PHI nào được lưu trữ trong hệ thống nội bộ đều được bảo vệ bằng mã hóa khi lưu trữ (tuân thủ tiêu chuẩn AES 256-bit cho lưu trữ dữ liệu y tế).

• Lưu Trữ Và Mạng Bảo Mật: Dịch vụ lưu trữ web và nhà cung cấp email của chúng tôi được cấu hình để đảm bảo an toàn. Chúng tôi sử dụng tường lửa, phần mềm chống virus và giám sát để ngăn chặn truy cập trái phép. (Chúng tôi không lưu trữ dữ liệu biểu mẫu trên máy chủ web để giảm thiểu rủi ro.)

• Kiểm Soát Truy Cập: Chỉ nhân viên được ủy quyền mới có thể truy cập thông tin bệnh nhân. Mỗi thành viên trong nhóm đều được đào tạo về các yêu cầu của HIPAA và phải giữ bí mật thông tin. Chúng tôi áp dụng quyền truy cập dựa trên vai trò để nhân viên chỉ có thể truy cập thông tin cần thiết tối thiểu để thực hiện công việc của họ.

• Bảo Mật Vật Lý: Văn phòng của chúng tôi duy trì các tệp và khu vực an toàn cho mọi hồ sơ giấy. Cơ sở được khóa và báo động ngoài giờ làm việc.

• Đào Tạo Và Chính Sách Nhân Viên: Chúng tôi thường xuyên đào tạo đội ngũ về quyền riêng tư và các thực hành bảo mật của bệnh nhân. Văn phòng của chúng tôi có các chính sách bằng văn bản về việc xử lý PHI và định kỳ kiểm tra các quy trình để đảm bảo tuân thủ.

Mặc dù có các biện pháp bảo vệ này, xin lưu ý rằng không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối 100%. Chúng tôi luôn cố gắng bảo vệ quyền riêng tư của bạn, nhưng không thể đảm bảo an toàn tuyệt đối. Trong trường hợp hiếm hoi xảy ra vi phạm dữ liệu liên quan đến PHI của bạn, chúng tôi sẽ tuân thủ các yêu cầu thông báo vi phạm của HIPAA để thông báo cho bạn và các cơ quan chức năng khi cần thiết.

Cookies, Phân Tích Và Theo Dõi

Trang web của chúng tôi có thể sử dụng cookie hoặc các công nghệ tương tự để đảm bảo chức năng và phân tích lưu lượng truy cập trang web (xem Chính Sách Quyền Riêng Tư và Chính Sách Cookie bên dưới để biết chi tiết). Các cookie này không thu thập PHI – chúng được sử dụng cho hiệu suất trang web và phân tích tiếp thị. Ví dụ, chúng tôi sử dụng Google Analytics để hiểu cách người dùng điều hướng trang web của chúng tôi, nhưng dữ liệu này được tổng hợp và không liên kết với danh tính cá nhân. Mọi dữ liệu được thu thập thông qua cookie đều được xử lý theo luật bảo mật và không bao gồm hồ sơ y tế hoặc nha khoa của bạn.

Chúng tôi không sử dụng cookie để thu thập thông tin sức khỏe nhạy cảm. Bạn có thể chọn tắt cookie trong trình duyệt nếu muốn (lưu ý rằng điều này có thể ảnh hưởng đến một số tính năng của trang web).

Câu Hỏi, Khiếu Nại Hoặc Thực Hiện Quyền Của Bạn

Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi nào về Chính Sách HIPAA này hoặc muốn thực hiện quyền riêng tư của mình, vui lòng liên hệ với Nhân Viên Phụ Trách Quyền Riêng Tư HIPAA của chúng tôi:

U Smile Dental – Nhân Viên Phụ Trách Quyền Riêng Tư HIPAA
2364 W. Lincoln Ave. Anaheim CA 92801
Điện thoại: (714) 772-2698
Email: [email protected]

Chúng tôi sẽ phản hồi các yêu cầu hoặc câu hỏi của bạn nhanh nhất có thể. Nếu bạn tin rằng quyền riêng tư của mình bị vi phạm, bạn có quyền gửi khiếu nại cho chúng tôi qua thông tin liên hệ trên, hoặc trực tiếp với Bộ Y Tế Và Dịch Vụ Nhân Sinh Hoa Kỳ (Văn Phòng Quyền Dân Sự). Chúng tôi sẽ không có hành động trả đũa bạn vì đã gửi khiếu nại.

Cập Nhật Chính Sách Này

Chúng tôi có thể cập nhật Chính Sách Quyền Riêng Tư HIPAA này theo thời gian. Nếu có thay đổi, chúng tôi sẽ đăng chính sách cập nhật trên trang này với ngày có hiệu lực mới. Mọi thay đổi quan trọng sẽ chỉ áp dụng cho PHI được thu thập sau ngày có hiệu lực, trừ khi pháp luật yêu cầu áp dụng cho dữ liệu được thu thập trước đó. Chúng tôi khuyến khích bạn xem lại trang này định kỳ để biết thông tin mới nhất về thực hành bảo mật của chúng tôi.